Nieuwe regels voor buitenlandse akten:

praktische aanpak voor diensten Burgerzaken

Hoe organiseer je je dienst burgerzaken met de nieuwe regelgeving rond buitenlandse akten? 

De afgelopen maanden hebben we bij Servantes van veel besturen vragen gekregen over hoe ze hun dienst burgerzaken het best kunnen organiseren om de nieuwe regelgeving rond buitenlandse akten en de registratie in het rijksregister zo vlot mogelijk te laten verlopen. 

Hoewel de regelgeving en de vraag welke akten wel of niet moeten worden omgezet naar een Belgische akte bij de meeste diensten burgerzaken al redelijk gekend zijn, is de impact op de dagelijkse werking niet te onderschatten. Tegelijkertijd biedt deze verandering ook kansen om de samenwerking tussen de teams burgerlijke stand en vreemdelingen te versterken. Waar deze domeinen vroeger strikt gescheiden waren, groeien ze steeds meer naar elkaar toe door de internationalisering van de bevolking en nieuwe procedures die nauwere samenwerking vereisen, zoals schijnhuwelijken en de beoordeling van buitenlandse akten in diverse dossiers. 

Op basis van onze praktijkervaring hebben we hieronder enkele manieren gebundeld waarop besturen zich kunnen organiseren om deze wijziging efficiënt te verwerken. Uiteraard hangt de beste keuze af van de grootte van het bestuur en de beschikbare personeelsleden, maar een bepaalde werkwijze springt er voor ons toch uit. We delen ook enkele tips voor het maken van duidelijke interne afspraken. 

Centralisatie bij de medewerkers van de burgerlijke stand

Dit is misschien wel de meest gangbare werkwijze in veel besturen. Alle buitenlandse akten worden doorgegeven aan de collega’s van burgerlijke stand, die instaan voor de beoordeling en eventuele omzetting naar een Belgische akte. Dit model is historisch gegroeid, omdat medewerkers van de burgerlijke stand vroeger letterlijk akten overschreven in de registers en daardoor de expertise in het beoordelen van buitenlandse akten bij hen lag. 

Deze methode heeft als voordeel dat alle expertise gebundeld blijft bij een specifieke groep medewerkers. Door de vele dossiers die ze behandelen, zal hun kennis ook continu groeien. Bovendien moeten andere collega’s geen extra opleidingen volgen.  

Toch brengt deze werkwijze ook nadelen met zich mee. In grotere besturen of bij een hoge instroom van buitenlandse akten kan een ‘bottleneck’ ontstaan, wat leidt tot vertragingen in de procedures. Soms worden processen zelfs opgestart voordat de akte is beoordeeld. Bovendien kan de uitval van sleutelfiguren ervoor zorgen dat de dienst zonder de nodige expertise komt te zitten. 

Gedeelde verantwoordelijkheid binnen de dienst burgerzaken

Een andere aanpak is de werklast verdelen over meerdere medewerkers. Concreet betekent dit dat elke medewerker die een buitenlandse akte ontvangt, zelf een basiscontrole uitvoert.  

Bij een correcte akte kan de procedure meteen worden opgestart, maar de omzetting naar een Belgische akte blijft de verantwoordelijkheid van de burgerlijke stand. 

Hier is het belangrijk dat alle medewerkers een basiskennis hebben rond het beoordelen van aktes. In de praktijk zien we vaak een onderscheid tussen enerzijds ‘makkelijke’ Europese aktes, waar het nazicht door alle medewerkers gebeurt. Daar tegenover staan de aktes van landen van buiten de EU, waar vaak toch de hulp wordt ingeroepen van de expert burgerlijke stand.  

Deze hybride aanpak verspreidt de kennis en werklast en voorkomt achterstanden. Toch blijven er risico’s: 

  • De werkdruk op de experten van de burgerlijke stand blijft hoog. 
  • Er kan dubbel werk ontstaan als akten herhaaldelijk worden gecontroleerd. 
  • Het vereist een duidelijke taakverdeling en afspraken om efficiënt te werken. 

Volledige decentralisatie van beoordeling en verwerking

Bij deze methode beoordeelt en verwerkt elke medewerker zelf de buitenlandse akten die hij of zij ontvangt. Dat wil concreet zeggen: zowel de erkenning van de akte, de opmaak van de akte in DABS, als de afwerking in het rijksregister gebeurt door één en dezelfde collega.  

Hoewel deze werkwijze in het begin een investering vraagt, biedt ze op lange termijn voordelen: 

  • De werklast wordt gelijkmatiger verdeeld. 
  • Er ontstaat meer flexibiliteit en minder afhankelijkheid van specifieke experten. 
  • De samenwerking tussen de verschillende teams binnen de dienst burgerzaken wordt versterkt. 

Om deze methode succesvol toe te passen, zijn enkele randvoorwaarden noodzakelijk: 

  • Gerichte opleidingen: om de expertise rond buitenlandse aktes te versterken, is een gefaseerde aanpak nodig, waarbij aan de hand van interne/externe opleidingen de kennis van medewerkers wordt uitgebreid. Niet elke medewerker moet meteen een expert zijn in de beoordeling van buitenlandse aktes—die kennis groeit geleidelijk.  Daarnaast is een opleiding nodig over het opmaken van een Belgische akte in DABS op basis van een buitenlandse akte. Hoewel hier soms enige terughoudendheid bij bestaat, blijkt uit ervaring dat dit met de huidige softwarepakketten goed haalbaar is. In het begin kan het iets meer tijd kosten, maar uiteindelijk is het verschil minimaal vergeleken met de vroegere handmatige aanpassingen van IT’s in het rijksregister. 
  • Duidelijke afspraken en overlegmomenten: een vlotte samenwerking tussen alle collega’s die buitenlandse akten verwerken is hier essentieel. Regelmatige afstemming tussen medewerkers die werken rond vreemdelingenmaterie en burgerlijke stand is cruciaal en verdient een vaste plaats binnen de reguliere werking. 

Een periodiek overlegmoment biedt de mogelijkheid om complexe dossiers gezamenlijk te bespreken, de kennis van alle betrokkenen te verdiepen en een uniforme werkwijze te garanderen. Daarnaast kan dit overleg ook gebruikt worden om bredere dossiers, zoals schijnerkenningen, te bespreken en beter op te volgen. 

Praktische tips 

Ongeacht de gekozen werkwijze, zijn er enkele algemene aandachtspunten: 

  1. Maak duidelijke afspraken binnen het team:  
    • De “geldigheidsduur” van een akte Er is geen specifieke wetgeving die de maximale leeftijd van een akte vastlegt, maar in de praktijk worden termijnen van 6 maanden of 1 jaar het meest gebruikt. Het is belangrijk dat er intern duidelijke afspraken worden gemaakt om verwarring te voorkomen. Denk daarbij ook na over de reden waarom je recente aktes vraagt: het doel is om de meest actuele informatie te ontvangen. Voor aktes waar achteraf geen wijzigingen meer gebeuren, zoals een overlijdensakte, of voor landen waar geen randmeldingen vermeld worden, heeft het verkrijgen van een recente akte dan ook weinig toegevoegde waarde. 
    • Vertalingen Waar er vroeger soms werd afgeweken van de taal waarin de akte is opgesteld bij vreemdelingendossiers, is het nu belangrijk dat iedereen consistent dezelfde informatie aan de klanten verstrekt. Dit zorgt voor eenduidigheid en voorkomt misverstanden, zodat alle medewerkers weten welke vertalingen vereist zijn en welke procedures moeten worden gevolgd. 
    • Taakverdeling binnen het team Wie doet wat in het proces? Bij een registratie van een geboorteakte, bijvoorbeeld, kan het nodig zijn om manuele registraties in het rijksregisterdossier te doen (denk aan IT 140/141). Zorg ervoor dat duidelijk is wie verantwoordelijk is voor deze registraties. 
    • Voorleggen van de akte Zorg dat het helder is wanneer, hoe en bij wie de originele akte moet worden voorgelegd. Hoewel akten steeds vaker via e-mail doorgestuurd worden, blijft het vaak aanbevolen om de documenten ook fysiek te bekijken. Maak duidelijke afspraken over wanneer dit niet nodig is, bijvoorbeeld bij digitale akten met een digitale handtekening. Het is echter niet aan te raden om de burger onnodig telkens opnieuw zijn aktes te laten voorleggen bij elk bezoek.  
  2. Transparantie in het proces Zorg ervoor dat de procesflow voor de klant duidelijk is, zodat deze precies weet welke stappen hij moet doorlopen. Hoewel het in de praktijk niet altijd perfect lukt, zal een heldere communicatie over de te zetten stappen en de bijbehorende timing de kans op frustraties, onduidelijkheden en onnodige communicatie (zoals e-mails en telefoons) aanzienlijk verminderen. 
  3. Gebruik de software optimaal Maak gebruik van de mogelijkheden voor digitale dossieropbouw en vermijd het bijhouden van dossiers op verschillende plaatsen.  

Conclusie 

De klassieke opdeling binnen burgerzaken vervaagt steeds meer. Dit betekent niet dat iedereen alles moet kunnen, maar wel dat samenwerking en kennisdeling noodzakelijk zijn om efficiënt te werken. Welke methode het best past bij jouw bestuur, hangt af van verschillende factoren. Wat echter altijd telt, is het belang van duidelijke afspraken, kennisdeling en een goede samenwerking binnen het team.